Penerapan IT Strategic Plan

Untuk memenangkan persaingan bisnis yang ketat sebuah perusahaan sangatlah memutuhkan peranan teknologi informasi dan menjadi bagian yang sangat krusial. Dengan perkembangan teknologi infomasi yang pesat saat ini, tujuan perusahaan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Menurut (Ward & Peppard, 2002) dalam menerapkan teknologi informasi ada tiga sasaran yang harus di capai, yaitu:

1.  Perbaikan dalam efisiensi bekerja dengan menerapkan konsep otomatisasi di segala proses yang melakukan pengelolaan terhadap informasi.
2.  Peningkatan keefektifitasan dalam manajemen pengambilan keputusan.
3. Perubahan cara bisnis demi meningkatkan keunggulan dalam bersaing di pasar bisnis.

Tentunya menerapkan teknologi infomasi saja tidaklah cukup, diperlukan pengembangan terhadap IT strategic plan (ITSP).  Pada umumnya ITSP dapat didefinisikan sebagai proses identifikasi dan implementasi yang akan mendukung perusahaan dalam pelaksanaa rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnis (Curry & Ferguson, 2000).

Kejelasan dalam visi dan misi perusahaan, arah pembangunan TI, program perusahaan, dan tujuan dari pembangunan perusahaan sangatlah di perlukan dalam mencapai tujuan perusahaan. IT strategic plan sangatlah bergantung pada hasil penilaian TI, karena ITSP hanya mengembangkan atau menyesuaikan dengan keadaan perusahaan. Sebuah perusahaan yang suskes dalam mengembangkan ITSP akan mendapat keuntungan sebagai berikut (Yujie & Xindi, 2010):

• Dapat mempromosikan konsistensi antara strategi bisnis, peningkatan pengendalian TI, peningkatan daya saing perusahaan, dan peningkatan di beberapa bidang usaha lainnya.
• Perusahaan dapat mengambil keputusan dalam segera berdasarkan infomasi kinerja terkini dan masa depan dalam pengembangan usaha. Hal ini dilakukan agar terhindar dari pihak yang tidak bertanggung jawab dalam melakukan peluncuran TI secara besar – besaran demi keuntungan pribadi.
•  ITSP dapat membantu para eksekutif dalam mencapai konsensus mengenai pembimbingan ideologi dan faktor penentu keberhasilan dalam pengembangan infomasi.
• ITSP dapat membantu staff TI untuk mengetahui pengetahuan, keterampilan, dan kriteria teknologi apa yang dibutuhkan di masa depan.
• ITSP dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kemampuan investasi TI dan pendapatanntya, serta mengurangi resiko secara efektif.

Menurut (Chasteen, 2004) dalam melakukan pengembangan IT strategic plan, ada empat proses yang harus diikuti. Yang pertama adalah Environmental Analysis. Proses ini melakukan internal analysis untuk mengindentifikasi kekuatan dan kelemahan perusahaan, dan Eksternal analysis untuk mengungkap kesempatan dan ancaman apa saja yang perusahaan dapatkan. Yang kedua adalah Strategy Formulation. Seluruh Informasi yang didapatkan dari environmental analysis dicocokan antara kekuatan yang didapatkan dengan kesempatan yang telah di indentifikasi, dan kelemahan perusahaan dengan ancaman yang ada. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan keuntungan yang superior dan membangun strategi competitive advantage untuk mengalahkan saingan perusahaan. Yang ketiga adalah Strategy Implementation. Pada proses ini strategi yang telah dipilih akan di implementasikan secara program, budgets, dan prosedur. Proses implementasi melibatkan sumber daya perusahaan dan motivasi pekerja demi mencapai tujuan. Dan proses yang terakhir adalah Evaluation and Control. Proses implementasi harus di monitor dan dikontrol sesuai dengan kebutuhan.

Figure 1: Proses IT Strategic Plan

Dalam mengembangkan IT strategic plan kita juga harus mengetahui faktor apa saja yang sangat penting dalam menentukan keefektivitasannya. Ada lima faktor yang perlu kita perhatikan yaitu revisit your business model, adopt strategic themes, get the right people involved,work in partnership with the business, dan balancing IT investment Opportunities (Smith, Mckeen, & Singh, 2007). Berikut penjelasan secara rinci:

• Revisit your Business Model: Pemahaman IT managers dan business managers mengenai model bisnis dan strategi bisnis harus di perjelas. Model bisnis menjelaskan bagaimana setiap bagian bisnis yang berbeda dapat menjadi sebuah kesatuan yang mempermudah semua anggota perusahaan dalam mencapai value perusahaan dengan persepsi yang sama. Apabila model bisnis telah jelas, maka strategi bisnis dapat di bangun untuk menghasilkan value perusahaan yang diinginkan.

•  Adopt Strategy Themes: Dalam mempermudah manager melakukan pelacakan terhadap project dan strategi yang perusahaan buat, strategi TI tidaklah menjadi project perseorangan lagi melainkan berfokus pada pengembangan program kemampuan bisnis yang spesifik. Setiap program terdiri dari banyak bagian kecil yang saling berkaitan.

• Get the Right People Involved: Dalam mendapatkan orang yang cocok dalam melakukan pengambilan keputusan dan terlibat dalam TI strategy sangatlah sulit. Maka dari itu didirikanya posisi Account Manager di TI untuk mempelajari bisnis dan memberikan usulusan terhadap pengembangan TI untuk memanfaatkan peluang bisnis secara maksimal.

• Work in Partnership with the Business: Demi mendapatkan keputusan yang strategis dan sukses, maka diperlukan sebuah partnership dalam bidang TI dan bisnis. Dan ini tidak hanya pada tingkatan high level, melainkan juga diperlukan sampai ke tingkat individu.

• Balancing IT Investment Opportunities: Teknologi dapat digunakan dalam berbagai cara dan secara tidak langsung dapat dikatakan memiliki kemungkinan yang tak terbatas, tetapi berbeda dengan sumber daya yang kapasitasnya terbatas. Seperti contoh dana perusahaan. Maka dari itu salah satu kunci elemen dari strategi TI adalah dengan menentukan bagaimana yang terbaik dalam mengalokasikan dana TI yang ada.

Apabila sebuah perusahaan dengan sukses melakukan pengembangan terhadap IT Strategic Plan proses, perusahaan dapat mengambil keputusan bisnis lebih mudah dengan berbagai keuntungan yang bisa di dapatkan.

References

Chasteen, L. (2004). How engineers can manage tomorrow's technology. IEEE/UT Engineering Management Conference, 21-25.

Curry, J., & Ferguson, J. (2000). Increasing the Success of the Global Information Technology Strategic Planning. Proceedings of the 33rd Hawaii International Conference on System Sciences, 1-10.

Smith, H. A., Mckeen, J. D., & Singh, S. (2007). Developing Information Technology Strategy for Business Value. Journal of Information Technology Management, XVII, 49-58.

Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems (3rd ed.). John Wiley & Sons.

Yujie, N., & Xindi, W. (2010). Research on the Matching of IT Strategic Planning and Business Strategy. Computer Science and Information Technology (ICCSIT), 177-181.

Name        : Alhamd Khalif Rama

Student ID : 1412401924