Pendahuluan
Tulisan
ini mendiskripsikan mengenai review jurnal yang bertujuan untuk memahami lebih
dalam mengenai perancangan IT strategic pada perusahaan. Jurnal pertama
berjudul Developing Information Technology Strategy for Business Value yang
tulis oleh Heather A. Smith, James D. Mckeen, dan Satyendra Singh pada tahun
2007. Jurnal kedua berjudul Research on the Matching of IT Strategic Planning
and Business Strategy yang di tulis oleh Niu Yujie dan Wang Xindi pada tahun
2010. Penjelasan kedua jurnal akan di bahas lebih lanjur pada bagian
selanjutnya. Dengan ini diharapkan kita akan memahami apa keuntungan dari IT
strategi, proses apa saja yang harus kita lakukan, tantangan apa saja yang kita
hadapi, dan lainnya.
Pembahasan Jurnal
Pertama
Jurnal
pertama yang berjudul developing Information Technology Strategy for Business
Value milik (Smith, Mckeen, & Singh,
2007)
membahas mengenai bagaimana membangun sebuah IT strategi yang tidak hanya
membantu dalam menghasilkan dan
meningkatkan bisnis value pada sebuah perusahaan tetapi juga dapat
mendukung dan di dukung oleh strategi bisnis sebagai suatu aspek yang kritikal
bagi perusahaan.
Berlandaskan
kondisi perubahan bisnis yang terus berevolusi (Smith, Mckeen, & Singh,
2007)
melakukan metodologi penelitian fokus group. Hasil dari penelitian ini adalah
terbentuknya lima kritikal sukses faktor yang perusahaan harus pertimbangkan
dalam membangin sebuah IT strategy, lima practice dan tantangan yang akan di
hadapi dalam membangun IT strategi yang efektif.
Dalam
metode penilitian fokus group ide atau solusi dari permasalahan dapat
didiskusikan dengan group yang berpartisipasi. Metode penelitian ini sangat
berguna untuk mendapatkan informasi umum mengenai latar belakang dari topik
yang akan di bahas, menghasilkan hipotesa untuk penelitian selanjutnya,
membangun ide baru mengenai permasalahan yang ada, mempelajari pemahaman
individual, dan menafsirkan hasil quantitavie yang telah di dapat (Smith, Mckeen, & Singh,
2007) .
Senior IT manager dari 15 perusahaan yang berbeda diundang untuk menghadiri
sesi fokus group dan mereka semua datang dari backgroud yang berbeda. Peserta
mewakili konsultan, manufaktur, asuransi, perbankan dan finansial,
pemerintahan, retail, telekomunikasi, otomotif, dan institusi farmasi.
Pembahasan dilakukan seputar proses yang digunakan dalam membangun IT strategi
di perusahaan, bagaimana mereka mengasosiasikan IT strategi dengan strategi
bisnis dan seberapa baik senior bisnis
manager memasukkan ITdalam perancangan strategi bisnis. Penelitian ini juga
tidak hanya bergantung pada data yang telah dikumpulkan melalui diskusi, tetapi
juga menggunakan data yang diambil dari
website perusahaan untuk memperkuat
hasil penelitian (Smith, Mckeen, & Singh, 2007) .
Dari
penelitian yang telah dilakukan ada lima faktor yang perlu diperhatikan dalam
mengembangkan IT strategi yang efektif yaitu revisit your business model, adopt
strategic themes, get the right people involved,work in partnership with the
business, dan balancing IT investment Opportunities (Smith, Mckeen, & Singh,
2007) .
Berikut penjelasan secara rinci:
- Revisit your Business Model: Pemahaman IT managers dan bisnis managers mengenai model bisnis dan strategi bisnis harus di perjelas. Model bisnis menjelaskan bagaimana setiap bagian bisnis yang berbeda dapat menjadi sebuah kesatuan yang mempermudah semua anggota perusahaan dalam mencapai value perusahaan dengan persepsi yang sama. Apabila model bisnis telah jelas, maka strategi bisnis dapat di bangun untuk menghasilkan value perusahaan yang diinginkan.
- Adopt Strategy Themes: Dalam mempermudah manager melakukan pelacakan terhadap project dan strategi yang perusahaan buat, strategi IT tidaklah menjadi project perseorangan lagi melainkan berfokus pada pengembangan program kemampuan bisnis yang spesifik. Setiap program terdiri dari banyak bagian kecil yang saling berkaitan.
- Get the Right People Involved: Dalam mendapatkan orang yang cocok dalam melakukan pengambilan keputusan dan terlibat dalam IT strategy sangatlah sulit. Maka dari itu didirikanya posisi Account Manager di IT untuk mempelajari bisnis dan memberikan usulusan terhadap pengembangan IT untuk memanfaatkan peluang bisnis secara maksimal.
- Work in Partnership with the Business: Demi mendapatkan keputusan yang strategis dan sukses, maka diperlukan sebuah partnership dalam bidang IT dan bisnis. Dan ini tidak hanya pada tingkatan high level, melainkan juga diperlukan sampai ke tingkat individu.
- Balancing IT Investment Opportunities: Teknologi dapat digunakan dalam berbagai cara dan secara tidak langsung dapat dikatakan memiliki kemungkinan yang tak terbatas, tetapi berbeda dengan sumber daya yang kapasitasnya terbatas. Seperti contoh dana perusahaan. Maka dari itu salah satu kunci elemen dari strategi IT adalah dengan menentukan bagaimana yang terbaik dalam mengalokasikan dana IT yang ada.
Group yang mengikuti
diskusi menjelaskan pada biasanya mereka akan menghadapi lima tipe dari peluang
dalam IT investment yang akan berguna untuk bisnis strategi kedepan. Kelima
peluang tersebut adalah business improvement, business-enabling, business
opportunities, opportunity leverage, dan infrastructure. Berikut penjelasan
secara rincinya (Smith, Mckeen, & Singh,
2007) :
- Business improvement: Proses rekayasa ulang merupakan sebuah investasi yang memiliki resiko investasi rendah dengan jangka payback yang relatif cepat. Dilakukan untuk membantu perusahaan dalam mempersingkat proses dan menghemat uang dengan cara menghilangkan bagian, menduplikasi aktivitas, atau memperdayakan pemasok/konsumen untuk mengelola transaksi secara mandiri dengan perusahaan.
- Business-enabling: Investasi yang dilakukan pada bagian ini bisa di pertimbangkan sebagai investasi informasi yang merubah atau memperpanjang cakupan bagaimana perusahaan melakukan bisnis. Hal ini membantu perusahaan untuk lebih fokus terhadap top-line atau pertumbuhan pendapatan perusahaan.
- Business opportunities: Merupakan sebuah investasi yang dilakukan karena perkembangan IT yang sangat cepat dan membuat IT perusahaan saat ini menjadi ketinggalan jaman, maka dari itu di perlukan sebuah experimen IT untuk mempelajari kondisi IT saat ini dan melakukan persiapan untuk masa depan.
- Opportunity Leverage: Investasi yang memanfaatkan keuntungan strategi yang ada dan mengoptimalkan penggunaannya dengan meningkatkan operasionalnya.
- Infrastructure: fokus terhadap pemanfaatan hardware, software, middleware, komunikasi, dan data yang tersedia yang mempengaruhi kapsitas perusahaan dalam membangun kapabilitas dan respon terhadap perubahan.
Setiap
perusahaan membutuhkan strategi yang berbeda dan tidak ada yang memiliki
jawaban pasti akan strategi apa yang paling benar. Tetapi beberapa perusahaan
yang ada di group diskusi mencoba cara untuk menjadi lebih dinamik dengan
menghubungkan IT strategi dengan bisnis strategi. Berawal dari itu beberapa
practice pun teridentifikasi yang membantu perusahaan dalam bergerak mendekati
tujuan tersebut.
- “Rolling” Planning and Budget Cycles: IT plans dan budget membutuhkan perhatian yang lebih. Seperti melakukan review dan update setiap tiga bulan sekali untuk menjaga keuangan.
- An Enterprise Architecture: Merupakan sebuah blueprint yang terintegritas untuk pengembangan perusahaan baik itu dari sisi bisnis maupun IT. Apabila arsitektur terlalu birokratis, maka akan berpotensial sebagai hambatan bagi perushaan.
- Different Funding “Buckets”: Dalam melakukan pengimbangan antara pengembalian jangka pendek dan kepentingan perusahaan dalam jangka panjang adalah tantangan yang besa. Maka dari itu teknik portofolio dalam investasi IT sangatlah penting.
- Account or Relationship Managers: Menunjuk akun manager untuk bekerja lebih dekat dengan proses bisnis. Manager ini membatu pimpinan bisnis untuk mengobservasi linkungan mereka secara sistematis dan mengindentifikasi peluang bisnis yang baru untuk IT agar bisa menjadi lebih efektif. Secara bersamaan akun manager dapat mengindentifikasi keterkaitan dan ketergantungan antara proses bisnis.
- A Prioritization Rubric: Melakukan prioritisasi terhadap project yang berjalan dan investasi yang akan dilakukan dengan melihat kondisi organisasi saat ini dan target apa yang ingin di capai saat ini.
Dari
penelitian yang di lakukan (Smith, Mckeen, & Singh,
2007)
teridentifikasi lima tantangan yang dihadapi oleh para peserta group fokus.
Berikut adalah tantangan yang mereka hadapi:
- Struktur perusahaan masih jauh dari apa yang diharapkan.
- Model pendanaan enterprise-wide masih jauh dari yang diharapkan.
- Perencanaan dan pelaksaaan anggaran masih menghadapi tantangan.
- Pimpinan bisnis dan IT masih membutuhkan keahlian yang lebih unggul dalam menyusun strategi.
- Mendapatkan keseimbangan yang tepat antara kepentingan strategis yang saling bertentangan.
Kesimpulan
yang diberikan oleh (Smith, Mckeen, & Singh, 2007) adalah pengembangan
strategi yang efektif telah menjadi hal yang sangat penting untuk perusahaan di
masa kini. Keterlibatan kunci elemen dan kritikal sukses faktor dalam
pengembangan strategi tidak bisa kita hindari lagi untuk mendapatkan
keseimbangan antara berbagai cara memanfaatkan IT yang berdampak baik untuk
bisnis perusahaan.
Pembahasan Jurnal Kedua
Jurnal
yang kedua berjudul Research on the Matching of IT Strategic Planning and
Business Strategy milik (Yujie
& Xindi, 2010) membahas mengenai bagaimana membangun
sebuah IT strategi yang pantas dengan mendiskusikan apa itu Strategic Alignment
Model dan keterkaitannya antara IT strategi dengan bisnis strategi.
Kejelasan dalam visi dan misi perusahaan, arah
pembangunan TI, program perusahaan, dan tujuan dari pembangunan perusahaan
sangatlah di perlukan dalam mencapai tujuan perusahaan. IT strategic plan
sangatlah bergantung pada hasil penilaian TI, karena ITSP hanya mengembangkan
atau menyesuaikan dengan keadaan perusahaan. Sebuah perusahaan yang suskes
dalam mengembangkan ITSP akan mendapat keuntungan sebagai berikut (Yujie & Xindi, 2010) :
- Dapat mempromosikan konsistensi antara strategi bisnis, peningkatan pengendalian TI, peningkatan daya saing perusahaan, dan peningkatan di beberapa bidang usaha lainnya.
- Perusahaan dapat mengambil keputusan dalam segera berdasarkan infomasi kinerja terkini dan masa depan dalam pengembangan usaha. Hal ini dilakukan agar terhindar dari pihak yang tidak bertanggung jawab dalam melakukan peluncuran TI secara besar – besaran demi keuntungan pribadi.
- ITSP dapat membantu para eksekutif dalam mencapai konsensus mengenai pembimbingan ideologi dan faktor penentu keberhasilan dalam pengembangan infomasi.
- ITSP dapat membantu staff TI untuk mengetahui pengetahuan, keterampilan, dan kriteria teknologi apa yang dibutuhkan di masa depan.
- ITSP dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kemampuan investasi TI dan pendapatanntya, serta mengurangi resiko secara efektif.
Dalam
membangun IT strategi (Yujie
& Xindi, 2010) menyarankan kita untuk mengenal lebih
dalam mengenai bisnis strategi dan struktur organisasi dari sebuah perusahaan,
karena membangun IT strategi bukan hanya sekedar isu teknikal melainkan juga
isu management-oriented.
Figure 1: Strategic Alignment Model
(Yujie & Xindi, 2010)
Bisnis
dan IT alignment merupakan sebuah tolak ukur atas aplikasi IT, infrastruktur,
dan keorganisasian perusahaan yang dapat menyokong bisnis strategi beserta
prosesnya. Pada figure 1 tergambarkan model dari keselarasan antara bisnis dan
IT dengan dua dimensi. Dimensi eksternal menggambarkan lingkungan bisnis,
sedangkan dimensi internal menggambarkan struktur administratif. Secara keseluruhan
model mendefinisikan 4 domain yang telah di harmonisasi untuk mencapai
keselarasan. Setiap domain memiliki komponen tersendiri seperti scope,
kompetisi, tata kelola, infrastruktur, proses, dan keterampilan (Yujie & Xindi, 2010) :
Figure 2: IT Strategic Planning Model
based on Business Strategy (Yujie & Xindi, 2010)
Memahami
secara mendalam mengenai keterkaitan antara perencanaan IT strategi dengan
business strategi sangatlah penting karena ketika keduanya saling cocok, maka
ini akan menjadi pendorong bagi pengembangan usaha (Yujie & Xindi, 2010) :
IT assessment and analysis. Melakukan penilaian kapabilitas terhadap kualitas servis yang di berikan kepada user. Penilaian ini mencakup:
IT assessment and analysis. Melakukan penilaian kapabilitas terhadap kualitas servis yang di berikan kepada user. Penilaian ini mencakup:
- Mendapatkan perencanaan strategis bisnis, fungsi bisnis perusahaan, dan proses bisnis lainnya.
- Menganalisa kelakuan bisnis dengan membedakan teknologi IT dengan gambaran besar atas pembangunan IT.
- Menganalisis bisnis, membedakan teknologi IT dan lukisan tujuan besar pembangunan IT.
- Menganalisa kondisi sistem informasi saat ini.
- Memeriksa apakah bisnis tersebut cocok dengan IT.
- Menilai infrastruktur IT saat ini.
IT
planing and design. Prinsip-prinsip utama dari tahap ini adalah fasilitasi, standarisasi,
modularisasi dan integrasi. Di tahap ini konstruksi framework dan governance
telah selesai. IT strategi sendiri termasuk:
- IT perspectif, yang menentukan efek IT di perusahaan.
- Enterprise framework, yang memberikan standar untuk merancang framework aplikasi, data framework dan infrastrukturnya.
- High end design, mengandung standarisasi, system operasi, bisnis elektronik, platform database, strategi data center dan strategi disaster recovery center.
IT
implementation and design. Pada langkah ini menentukan faktor kritikal dalam
keberhasilan, mendefinisikan dan memilah project secara spesifik,
mengkonfirmasi waktu dan tugas untuk setiap langkah, mengestimasi biaya dan
memprediksi hasilnya.
Pada
penelitian ini juga (Yujie
& Xindi, 2010)
mengambil contoh perusahaan asuransi
dalam membangun perencanaan strategi IT dengan menggunakan model diatas. Dengan
linkungan yang kompetitif dan fleksibilitas servis perusahaan, maka perencanaan
strategi IT nya sebagai berikut:
IT assessment and analysis. Melakukan investigasi terhadap perspektif perusahaan dengan membangun sebuah strategi yang sederhana berdasarkan setiap bisnis area dan fungsi yang ada.
IT assessment and analysis. Melakukan investigasi terhadap perspektif perusahaan dengan membangun sebuah strategi yang sederhana berdasarkan setiap bisnis area dan fungsi yang ada.
IT planning and design. Membangun sembilan
strategi action yang dapat membantu perusahaan. Selain itu juga membangun value
chain dan perencanaa aplikasi framework dari perusahaan tersebut.
Figure 3: Nine IT Strategic action and
Influence (Yujie & Xindi, 2010)
Figure 4: Value chain and Application
Framework Planning (Yujie & Xindi, 2010)
IT implementation and
design. Pertama, project IT strategi di bagi menjadi 5 bagian:
- Untuk meningkatkan kapabilitas dari IT management.
- Untuk mencapai kapabilitas yang mendukung bisnis utama.
- Untuk mencapai IT infrastrutur yang adaptif.
- Untuk mencapai management dan pengambil keputusan.
- Untuk meningkatkan kapabilitas dalam costumer service.
Kedua,
pengimplementasiannya dibagi kedalam empat tahap: foundation, remedy, core dan transcendence. Ketiga,
budget berkisar antara 1.9 milyar sampai 2.5 milyar.
Masih banyak point yang harus di diskusikan utuk memahami kompleksitas lingkungan yang ada
- Konsistensi strategi IT dan strategi bisnis
- Kerjasama antar departemen
- Perencanaan strategi IT sebagai program keseluruhan
- Membuat analisa ilmiah dari proporsi biaya investasi
- Memilih teknologi yang cocok daripada teknologi yang canggih
- Memulai dari fondasi untama sebuah projek
- Menggunakan external konsultan
Kesimpulan yang
diberikan oleh (Yujie
& Xindi, 2010)
adalah jelas bahwa perencanaa IT
strategic berdasarkan strategi bisnis dapat mentukan arsitektur IT di masa
depan, struktur organisasi, proses operasi, dan status dari aplikasi IT.
Kritik
Setelah
mempelajari dan membahas kedua jurnal diatas, maka kritik saya terhadap jurnal
tersebut adalah:
- Pada jurnal pertama jumlah dari peserta tidak di sebutkan. Akan lebih baik apabila jumlah yang berpartisipasi dalam diskusi di group fokus di sebutkan, agar penulis bisa mengetahui valid kah informasi yang di dapat.
- Apabila pada jurnal pertama banyaknya perusahaan ditambah, mungkin informasi yang didapat akan lebih baik lagi.
- Akan lebih baik apabila pada jurnal kedua ditambahkan metodologi penelitiannya.
- Apabila pada jurnal kedua ditambahkan langkah-langkah dari menerapkan perencanaan strategi IT, jurnal akan memberikan pengetahuan yang lebih lengkap kepada pembaca.
Menurut (Chasteen, 2004) dalam melakukan
pengembangan IT strategic plan, ada empat proses yang harus diikuti. Yang
pertama adalah Environmental Analysis, Strategy Formulation, Strategy
Implementation, Evaluation and Control.
Figure 5: IT Strategic Plan Process
Secara
keseluruhan saya berterima kasih dan mengapresiasi hasil penelitian dari kedua
jurnal tersebut karena telah memberi banyak informasi mengenai perencanaan IT
strategi.
Kesimpulan
Dengan
adanya dua jurnal yang telah dibahas diharapkan kita lebih memahami pentingnya
dan manfaat dari perencanaan IT strategi. Terlepas dari itu dengan mengetahui faktor apa saja yang perlu diperhatikan,
tantangan yang akan dihadapi, dan
kesempatan apa saja yang bisa ditemukan, kita dapat mengimplementasikan perencanaan
yang efektif untuk perusahaan.
References
- Chasteen, L. (2004). How engineers can manage tomorrow's technology. IEEE/UT Engineering Management Conference, 21-25.
- Smith, H. A., Mckeen, J. D., & Singh, S. (2007). Developing Information Technology Strategy for Business Value. Journal of Information Technology Management, XVII, 49-58.
- Yujie, N., & Xindi, W. (2010). Research on the Matching of IT Strategic Planning and Business Strategy. Computer Science and Information Technology (ICCSIT), 177-181.
